Время работы
ПН-ПТ: 09.00 -18.00

О клиенте

Фасовка и реализация муки. Про компанию: https://kyivmlyn.ua/content/about

Реализовать автоматизированный бизнес-процесс подачи заявки на транспорт. Участниками процесса является менеджеры двух компаний. Сделать возможным делать отчет по поданным заявкам.

До сотрудничества с нами, менеджеры подавали заявки по почте, что влекло за собой отсутствие возможности делать информативные отчёты и решать спорные ситуации между двумя компаниями.

Было решено внедрить Битрикс24 “Облачная версия”. Он содержит функционал “Бизнес-процессы”, которые позволяют автоматизировать процесс подачи заявки, выполнять задания в зависимости от статуса, согласовывать альтернативные варианты и формировать отчеты с возможностью выгрузки в excel.

На первом этапе мы провели бриф-встречу, чтобы оцифровать бизнес-процессы "Как есть". Было создано техническое задание и описан процесс подачи заявки в нотации BPMN и user story(короткая формулировка намерения, описывающая что-то, что система должна делать для пользователя).

Вторым этапом, после утверждения технического задания, наш специалист приступил к настройке системы. По окончанию была проведена презентация, где руководители внесли несколько дополнительных правок в бизнес-процесс.  
Система была доработана и презентована руководителям компаний. После чего, было созданы текстовые инструкции и записано видео-презентацию для менеджеров.

Был настроен бизнес-процесс подачи заявки.
Процесс начинается с подачи заявки менеджером 1 компании 1, он заполняет поля на транспорт и отправляет заявку на менеджера 2 компании 2. В этот момент в системе устанавливается статус “Отправлено в работу” для менеджера 1. Менеджеру 2 приходит уведомление, что была подана заявка и задание, чтобы ответить на запрос и указать нужные данные .

Менеджер 2 заполняет поля и указывает, есть ли запрашиваемый ресурс на нужное время. В форме заполнения присутствует поле телефон, где запрограммирована валидация на правильность введения символов. В зависимости от ответа сценарий процесса пойдет несколькими путями.Если есть - то ответ отправится менеджеру 1 с уведомлением, что нужный ресурс есть на заявленное время и данные о нем. Если же менеджер 2 ответит, что нет нужного ресурса на запрашиваемое время, он укажет альтернативное время и отправит на согласование менеджеру 1.

Если альтернативный вариант не подходит, то менеджер 2 получит уведомление об этом и задание предложить другой вариант. Цикл будет продолжаться до тех пор, пока менеджер 1 не утвердит позитивный вариант. После, у менеджера 1 появится задание внести информацию по факту приезда ресурса.
По просьбе клиента, процесс был доработан, чтобы была возможность изменить ресурс до заполнения факта прибытия автомобиля. Данная ветка процесса была доработана .

Процесс заканчивается заполнением менеджером 1 компании 1 информации о факте прибытия автомобиля и стоимости. Если заявку нужно отменить, то он может это сделать в этом же окне.

Получить консультацию по вашему бизнесу

Наши контакты:

03127, Киев, Голосеевский проспект, 132