Автоматизація продажів та управління замовленнями для e-commerce бізнесу

Про компанію:

GVS Cosmetics — e-commerce компанія, яка займається продажем косметичної продукції через:

• сайт,
• месенджери,
• рекламні канали,
• телефонні звернення.

До впровадження CRM компанія використовувала 1С, однак процеси продажів, комунікацій та аналітики були розрізненими.

Цілі проєкту:

Основною метою було створення єдиної системи управління клієнтами та продажами, що дозволить автоматизувати процеси та отримати прозору аналітику.

Основні задачі:

✔ Централізувати роботу з клієнтами,
✔ Налаштувати воронки продажів,
✔ Автоматизувати обробку заявок,
✔ Об’єднати всі канали комунікації,
✔ Забезпечити повну аналітику продажів.

Проблеми до впровадження CRM:

До початку проєкту бізнес стикався з рядом критичних обмежень:

1. Розрізнені канали комунікації: Telegram, Instagram, сайт і дзвінки працювали окремо, без єдиного інтерфейсу.
2. Ручна обробка заявок: Заявки не створювалися автоматично, менеджери витрачали багато часу на рутинні дії.
3. Обмежена аналітика: Не було прозорості щодо джерел клієнтів, ефективності реклами та роботи менеджерів.
4. Відсутність контролю задач: Завдання часто губилися або виконувалися несвоєчасно.

Реалізоване рішення:

Було впроваджено CRM-систему key CRM з повною автоматизацією ключових процесів.

1. Модуль продажів:

Створено централізовану систему роботи з клієнтами та угодами.

Реалізовано:

• 2 воронки продажів:
  – холодна
  – тепла,
• автоматичний рух клієнтів по стадіях,
• прив’язка замовлень до угод,
• єдина база клієнтів.

2. Автоматизація створення лідів:

Налаштовано інтеграції з усіма основними каналами.

Підключено:

• сайт (форми та замовлення),
• телефонія (Ringostat),
• месенджери
  • Telegram
  • Instagram.

Результат:

Кожен новий клієнт автоматично створюється в CRM разом з угодою.

3. Управління замовленнями:

Реалізовано повноцінний модуль обробки замовлень.

Функціональність:

• статуси обробки,
• статуси оплати,
• інтеграція доставки (Нова Пошта),
• автоматичне створення ТТН,
• трекінг доставки,
• управління товарами.

4. Єдиний центр комунікацій

Всі повідомлення зібрані в одному інтерфейсі.

Можливості:

• всі переписки в одному місці,
• прив’язка до угод або замовлень,
• розподіл чатів між менеджерами,
• збереження повної історії спілкування.

5. Каталог та облік товарів

Створено єдиний каталог продукції.

Реалізовано:

• облік залишків,
• контроль руху товарів,
• централізоване управління товарами.

6. Автоматизація задач

Менеджери отримують задачі автоматично.

Налаштовано:

• автоматичне створення задач,
• нагадування,
• контроль виконання,
• фіксація результатів роботи.

7. Аналітика та звітність

Реалізовано систему звітів у реальному часі.

Доступні звіти:

• по воронках продажів,
• по джерелах клієнтів,
• по менеджерах,
• по замовленнях,
• по фінансах,
• по товарах.

Інтеграції

У рамках проєкту підключено:

• Website (клієнти та замовлення),
• Ringostat (дзвінки та записи),
• Telegram,
• Instagram,
• Турбо SMS,
• Нова Пошта.

Результати впровадження:

Після запуску CRM компанія отримала відчутні бізнес-результати.

1. Централізація процесів

Всі клієнти, замовлення та комунікації тепер знаходяться в єдиній системі.

2. Збільшення швидкості обробки заявок

• заявки створюються автоматично,
• менеджери одразу отримують задачі,
• скорочено час відповіді клієнтам.

3. Повний контроль продажів

• прозора воронка продажів,
• контроль кожного етапу,
• видно точки втрати клієнтів.

4. Підвищення ефективності менеджерів

• автоматизовані задачі,
• доступ до всієї історії комунікації,
• контроль навантаження.

5. Аналітика в реальному часі

Керівництво отримує повну картину бізнесу:

• джерела клієнтів,
• ефективність реклами,
• прибутковість,
• продуктивність менеджерів.

Підсумок

Впровадження CRM-системи дозволило:

✔ систематизувати продажі,
✔ зменшити ручну роботу,
✔ підвищити контроль процесів,
✔ покращити якість обробки клієнтів,
✔ підвищити конверсію продажів.